Lista najczęściej zadawanych pytań
Faktury będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu - co to dla naszej firmy oznacza?
Każda faktura elektroniczna musi być podpisana za pomocą podpisu elektronicznego opatrzonego certyfikatem kwalifikowanym. Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dodane lub, z którymi są logicznie powiązane służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny oraz gwarantują, iż ewentualne zmiany w przesyłanym dokumencie są rozpoznawalne. Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym, podpis odręczny i bezpieczny podpis elektroniczny są sobie równoważne pod względem mocy prawnej.
Każdy podpis elektroniczny jest weryfikowany za pomocą certyfikatu kwalifikacyjnego, który jest przyporządkowany do osoby składającej podpis elektroniczny i który umożliwia identyfikację tej osoby.
Taki certyfikat jest w posiadaniu naszej firmy
Jak wygląda pobieranie faktury elektronicznej?
Odbiorca e-faktury otrzymuje na adres e-mail plik zawierającą PDF. Plik można otworzyć przez Adobe Acrobat Reader, który automatycznie weryfikuje podpis a użytkownik dostaje czytelną informację o osobie podpisującej daną fakturę elektroniczną.
Jak przechowywać faktury elektroniczne?
Faktura elektroniczna może być przechowywana przez ich wystawcę oraz odbiorcę, dlatego też gwarantujemy archiwizację przez nasza firmę w formie elektronicznej z zachowaniem bezpieczeństwa i ich wiarygodności. Gwarantujemy archiwizację faktur elektronicznych na naszych serwerach oraz dostęp do nich przez okres 6 lat. Archiwizacja faktur może być na dysku jak i na płytach CD.
Co to znaczy, że e-faktury, powinny być przechowywane w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia?
Autentyczność pochodzenia, integralność treści i niezaprzeczalność są zapewnione poprzez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego. Za czas powstania dokumentu, odpowiada kwalifikowany znacznik czasu, który gwarantuje, że podpis oraz dokument istniał w momencie pobrania znacznika.
Co to znaczy, że będziemy musieli na wezwanie organom podatkowym udostępniać e-fakturę i w jaki sposób ma to się odbywać?
Podatnik, ma obowiązek udostępnić Urzędowi Skarbowemu pobór i wykorzystanie e-faktury przez ten Urząd oraz dane dotyczące o autentyczności pochodzenia dokumentu (dane o certyfikacie, które będą podawane przy każdej e-fakturze). Odbiorca faktury nie musi udostępniać e-faktur w sposób ciągły (np. przez Web), może wskazać na żądanie urzędu dedykowane archiwum wystawcy faktury.
Czy Urząd Skarbowy może żądać certyfikat kwalifikowany i jeśli tak to, w jakiej formie?
Urząd Skarbowy nie może od Państwa żądać certyfikat gdyż jest on w posiadaniu naszej firmy.
Jakie wymogi techniczne musi spełniać odbiorca e-faktury?
Jedyne warunki techniczne, jakie musi spełniać odbiorca faktury elektronicznej to:
- adres e-mail
- darmowa przeglądarka plików PDF – Adobe Acrobat Leader
Czy musimy dysponować specjalnym oprogramowaniem, żeby zidentyfikować Państwa podpis elektroniczny?
Państwa firma nie musi dysponować żadnym oprogramowaniem, aby zidentyfikować nasz podpis. Odbiorca e-faktury otrzymuje na adres e-mail plik zawierającą PDF. Plik można otworzyć przez Adobe Acrobat Reader, który automatycznie weryfikuje podpis a użytkownik dostaje czytelną informację o osobie podpisującej daną fakturę elektroniczną.
Jak powinno się przechowywać e-faktury spełniając warunki z rozporządzenia?
Faktury elektroniczne przechowuje się w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane. Faktura elektroniczna może być przechowywana przez ich wystawcę lub odbiorcę, dlatego też gwarantujemy archiwizację przez nasza firmę w formie elektronicznej z zachowaniem bezpieczeństwa i ich wiarygodności. Gwarantujemy archiwizację faktur elektronicznych na naszych serwerach oraz dostęp do nich przez okres 6 lat.
Czy akceptacja i przyjmowanie faktur elektronicznych wiąże się dla nas z jakimikolwiek kosztami?
Akceptacja i przyjmowanie elektronicznych faktur nie wiąże się z żadnymi kosztami z Państwa strony.
Czy zgadzając się na fakturę elektroniczną będę mógł wydrukować fakturę?
Faktura elektroniczna posiada taka samą wartość prawną jak dokument w formie papierowej.
E-faktura jest dokumentem elektronicznym, dlatego nie ma możliwości jej wydruku.
Można natomiast wydrukować jej obraz, ale nie jest to dokument księgowy.
Czy jest możliwe otrzymanie na adres email testowej e-faktury?
Do momentu wdrożenia usługi GTS Energis/GTS Poland nie ma możliwości przesłania testowej e-faktury.
W przypadku dodatkowych pytań:
prosimy o kontakt mailowy:
e-mail: efaktura@gts.pl
